Le GIE UGIM fait évoluer son éditique avec Bdoc Suite

GIE UGIM (Union Groupe initiatives Mutuelles )en bref :
Nombre de personnes protégées : 650 000
Nombre d’utilisateurs : 500
MGEFI représente 70 % de l’activité du GIE : 450 000 personnes protégées, 1 500 000 courriers/an
Chiffres clés :
320 utilisateurs de Bdoc Suite
500 documents imprimés par jour
Opérations ponctuelles mensuelles : 5 à 10 000 envois par mois
Opération de notification annuelle : 900 000 à 1 000 000 de pages envoyées en octobre/novembre.
Bénéfices :
Réduction des délais de mise en oeuvre des opérations d’éditique
Meilleure qualité des livrables
Augmentation de la satisfaction de l’adhérent
R.O.I. visible dès la première opération

Le GIE UGIM (GIE – Union Groupe initiatives Mutuelles) a été créé en 2005 à l’initiative de trois mutuelles de la Fonction publique et d’une union de mutuelles de la Fonction publique. Il est aujourd’hui constitué des mutuelles suivantes : MGEFI (Mutuelle Générale de l’Economie, des Finances et de l’Industrie), MT (Mutuelle du Trésor), MAI (Mutuelle des Agents des Impôts), MDD (Mutuelle des douanes), MCDEF (Mutuelle Civile de la Défense) et UGIM (Union Groupe Initiatives Mutuelles).

L’objectif, à la création, était de mettre en place une union politique portant une offre santé commune ainsi qu’une entité opérationnelle et de fédérer ainsi l’ensemble des moyens et services des membres dans la perspective de mutualiser le suivi, la mise en oeuvre des projets : réduire les coûts tout en améliorant l’efficacité.

Naissance du projet « éditique »

Dès 2007, le GIE a entamé une réflexion sur la gestion « éditique » pour le compte de ses membres. La solution existante présentait des difficultés d’utilisation, l’éditeur ayant cessé son activité, sa maintenance via les intégrateurs devenait très onéreuse face à des fonctionnalités limitées.
« Les systèmes évoluant et les règles « métier » étant en perpétuel changement, il convenait que l’éditique évolue également, l’image d’une entreprise est véhiculée au travers des courriers, précise M. Mâamoun Bernichi, Directeur d’études du GIE – UGIM (Union Groupe Initiatives Mutuelles) ».
Le GIE doit porter sa réflexion pour éviter les réclamations et les volumes d’appels chaque fois qu’un mailing sensible doit être routé (mailing de relance, de notification, ou envoi d’échéancier).

Bdoc Suite de Business Document est retenue …et demain : Bdoc interactive

Le projet « éditique » est donc lancé avec Business document et sa solution Bdoc Suite dès janvier 2008. En mai 2009, soit un an et demi après le lancement du projet, Bdoc suite était opérationnelle. L’interaction avec les différents systèmes a été complète en octobre 2009.

« Aujourd’hui 99 % des fonctionnalités sont opérantes sur le programme : il ne nous reste plus qu’à mettre en production le dernier module de Bdoc suite : Bdoc interactive, sur lequel nous comptons beaucoup. Ce module sera opérationnel chez nous en mars 2013. Il permettra, à partir du CRM, de bénéficier de différents modèles de réponses avec des zones libres dans lesquelles l’utilisateur pourra rédiger sa note, qui sera envoyée à son responsable pour approbation, le document validé pourra ensuite être diffusé, conclut Mâamoun Bernichi, Directeur d’études du GIE – Union Groupe Initiatives Mutuelles. »

« Désormais, nous ne parlons plus d’impression mais de diffusion de l’information ! »

Traçabilité, dématérialisation et automatisation des processus documentaire

Bdoc Suite traite l’ensemble du cycle de vie du document. Cette suite logicielle est spécialisée dans la composition, la production, la personnalisation, la diffusion multicanal et l’archivage de tous documents à destination des clients : courriers, contrats, relevés,…
« Les fonctionnalités d’archivage de Bdoc Suite nous ont également poussé à accélérer la mise à jour de notre GED, nous avons également lancé en parallèle l’installation d’une solution de CRM qui s’est révélée être l’élément central du dispositif puisque c’est cette solution qui communique avec les différentes briques (éditique et archivage de Business Document dans lesquelles notre GED existante a été intégrée). Bdoc suite a l’avantage de cohabiter avec notre solution de GED et avec Selligent. Chaque solution étant interchangeable, le choix définitif a été porté au regard des fonctionnalités, indique M. Bernichi. »
Le projet est donc devenu un projet à 3 composantes :
 Implémentation et intégration d’une solution de CRM capable de gérer le workflow (Selligent)
 Mise en place de Bdoc suite pour la gestion de l’éditique
 Paramétrage de notre solution de GED (Kofax, lecture et reconnaissance des documents).

Des bénéfices tangibles

Image :
En termes de production, la solution permet de normaliser certaines pratiques : utilisation généralisée de la charte prédéfinie, un apport qualitatif à la mutuelle en termes d’image, les documents sont bien chartés, bien rédigés. La personnalisation du document est plus poussée, la présentation de l’information est de meilleure qualité.

« Un des objectifs de départ était d’avoir un référentiel documentaire unique (45 modèles) et cet objectif est quasiment atteint ». Précise M. Bernichi.

Réduction des délais de mise en oeuvre et meilleure réactivité : « Quand 3h avant le lancement de l’impression on demande une modification de la charte graphique, c’est possible ». La solution apporte également une réduction de la pénibilité pour les utilisateurs.

Augmentation de la satisfaction des adhérents : réduction du nombre de réclamations ou de demandes d’explication très significative (25 % de réclamations en moins sur une année).

Possibilité de réaliser des micro mailings ciblés marketing en interne : « nous en réalisons un par mois en interne aussi rapidement qu’un publipostage sous word mais avec la qualité et la personnalisation des documents Bdoc. » Auparavant, la réalisation de ce type d’opérations nécessitait un délai de trois semaines, aujourd’hui deux jours suffisent.

Un bilan très satisfaisant à tous les niveaux…

Mâamoun Bernichi, Directeur d’études du GIE – Union Groupe Initiatives Mutuelles apporte sa conclusion :

« Nous sommes satisfaits de l’investissement qui d’un point de vue qualitatif nous permet d’évoluer vers une meilleure productivité. De plus, l’appropriation de l’outil par les équipes utilisatrices a été très rapide et sans difficulté : nous sommes maintenant des experts Bdoc ».

« D’un point de vue purement financier, depuis que nous utilisons Bdoc Suite, le coût de certaines opérations est inférieur de 30 % à ce qu’il était auparavant. Fin 2013 l’investissement sera amorti ».

Les relations avec Business Document sont excellentes : « Les équipes support, en ce qui concerne les urgences, est très efficace en réactivité et en qualité de réponse.
Nous savons par ailleurs que le produit évolue en fonction des besoins clients, Bdoc Suite V5 vient de sortir, nous nous réjouissons que Business Document investisse en R&D ».

A propos de Business Document
Business Document, éditeur de logiciels, propose l’offre Bdoc Suite qui traite l’ensemble du cycle de vie du document. Elle est spécialisée dans la composition, la production, la personnalisation, la diffusion multicanal et l’archivage de tous documents dédiés à la communication vers les clients : courriers, campagnes marketing, offres de prêts, contrats, factures.
Société Française créée en 1994, Business Document s’est développée rapidement en France, en Suisse et aux USA. Elle capitalise aujourd’hui 230 clients parmi des compagnies d’assurance, des banques, des administrations et des opérateurs de télécommunications.
Bdoc Suite est la solution d’entreprise transversale qui vient compléter les applications métiers, les solutions CRM et les ERP du marché, pour couvrir l’ensemble des besoins de gestion des processus documentaires.Site web : www.bdoc.com
Contacts presse :
Business Document France : Karine Malézieux – Tél. : +33 (0)1 46 10 24 65 kmalezieux@bdoc.com
Suzana Taunais-Biseul – Tel. : + 33 (0)6 61 95 34 89- staunais@noos.fr