Terreal choisit Docapost DPS pour la gestion de son archivage électronique

Pour beaucoup d’entreprises, la gestion quotidienne de documents à valeur juridique, comptable ou encore fiscale est une problématique récurrente. Celle-ci engage en effet des moyens logistiques et humains pour pouvoir traiter, archiver, et restituer ces documents à l’identique en vue de leur utilisation. Le développement de nouvelles technologies et l’impact du Cloud Computing a fait naître le concept de « virtualisation des infrastructures » dans lequel l’archivage électronique est une solution de plus en plus envisagée par les entreprises.

Le Groupe Terreal a choisi Docapost DPS, leader français de l’archivage électronique et de l’éditique pour externaliser ses flux facture.

LA PROBLÉMATIQUE DE TERREAL
Terreal est un acteur majeur de l’enveloppe du bâtiment (toiture, structure et éléments de façade) résolument tourné vers le développement durable. Entreprise internationale de 3 000 personnes, Terreal émet 500 factures par jour, ce qui implique quotidiennement : impression en deux exemplaires, mise sous pli, affranchissement, gestion et archivage de ses documents. L’entreprise cherchait une solution plus souple en externalisant une partie de son processus de facturation dans le respect de la législation et à des coûts maîtrisés.

UN DOUBLE CHALLENGE
La facture doit être conservée pendant une durée légale de 10 ans afin de pouvoir être produite en cas de contentieux, d’audit ou de contrôle fiscal mais elle doit également être facilement accessible par les équipes comptables qui la manipulent tous les jours. Il fallait donc permettre un accès aux factures au sein de Terreal, tout en s’engageant en termes de sécurité, lisibilité, durabilité et conformité.

L’INTERVENTION DE DOCAPOST DPS
Docapost DPS, expert en gestion documentaire du groupe La Poste, a développé une solution d’archivage électronique (SAE) complète comprenant l’intégration, le contrôle, la conservation, la diffusion et le suivi des documents archivés. Un archivage qui répond à tous les besoins et contraintes quel que soit le type de document (fax, e-mails, documents bureautiques).

UN BILAN POSITIF POUR TERREAL

⇒Une mise en oeuvre rapide
En 2 mois (de l’étude technique au développement), Docapost DPS a développé une solution personnalisée pour Terreal.

⇒Un gain de temps avec des documents accessibles 24H24 et 7J/7
Grâce à la création d’un portail extranet, les services choisis par Terreal (juridique, comptable et service client) ont dorénavant accès aux factures en temps réel, et au suivi de l’ensemble des duplicatas. Pour éviter toute connexion non autorisée, Docapost DPS a systématisé l’utilisation d’un login et d’un mot de passe et a conçu des systèmes filtrants (firewall et proxy).
Conçue en mode SaaS, cette solution a grandement fluidifié les échanges entre les sites français de Terreal et ses filiales à l’étranger, comme le souligne Rodolphe Alimenti, le Directeur des Systèmes d’Information. « Le portail extranet a facilité nos relations avec l’Espagne notamment au moment de la clôture mensuelle des comptes du groupe. Auparavant, les factures émises le dernier jour du mois en France arrivaient quelques jours plus tard en Espagne. Aujourd’hui, une facture qui est éditée en France est immédiatement accessible et consultable sur le portail, par le pays ou les services concernés ».

⇒Une optimisation des coûts indirects et une amélioration de la performance
La solution déployée par Docapost DPS permet aujourd’hui de supprimer des tâches de gestion comme le temps passé à rechercher et archiver physiquement des documents. Elle permet également de réduire les risques d’erreur et d’optimiser les coûts liés au tri, à l’impression, à la mise sous pli et à l’affranchissement. Une optimisation des process et des coûts estimée à 15% par Terreal.

⇒Des données sécurisées et conformes aux exigences fiscales et juridiques
Les documents sont conservés sur disques magnétiques hautement sécurisés (doublés sur un site back-up) et une duplication systématique des supports d’archivage est réalisée pour préserver l’intégrité, l’authenticité et la traçabilité des documents archivés électroniquement. Dématérialisés, ils seront néanmoins accessibles et disponibles pendant plusieurs années, même en cas de migration informatique.
La solution d’archivage Docapost DPS, à vocation probatoire, est conforme à la norme AFNOR NF Z 42-013 de mars 2009. Ce SAE est par ailleurs une solution labellisée FNTC – TA (label Tiers Archivage de la Fédération Nationale des Tiers de Confiance).

⇒Un flux éditique pour l’original et un flux dématérialisé pour le duplicata
Docapost DPS a su répondre à la double demande de Terreal qui souhaitait externaliser un flux éditique pour l’envoi à ses clients de l’exemplaire original des factures et dématérialiser la gestion interne des duplicatas.

A propos de Docapost DPS
DOCAPOST DPS (Document Process Solutions) est née le 1er janvier 2010 du regroupement des filiales Aspheria, Bretagne Routage, Maileva et Orsid. DOCAPOST DPS mutualise les expertises, les savoir‐faire en externalisation, les technologies de pointe et la puissance des outils de production afin de proposer aux entreprises et administrations une gamme complète de solutions pour la gestion du document sortant : traitement industriel ou à la demande des flux, options de personnalisation one‐to‐one, insertion d’échantillons ou d’objets dans les messages, gestion des retours et archivage électronique de documents … Forte de son expertise, DOCAPOST DPS est capable d’offrir et de développer des solutions globales innovantes (Editique, Marketing Direct, Dématérialisation, BPO Documentaire) le positionnant comme l’expert unique de la gestion externalisée de l’éditique sur le marché français et le n°1 français de l’archivage électronique avec plus de 3,5 milliards de documents en ligne. DOCAPOST DPS affiche un chiffre d’affaires de 140 M euros (2009), emploie 1400 collaborateurs et compte plus de 10000 références clients dans le monde entier.

A propos de Docapost
Holding opérationnelle et industrielle composée des filiales du groupe La Poste expertes en gestion du document (Docapost DPS, Extelia, Dynapost, Seres, Certinomis, ISC, Synaxio, Sefas Innovation, Elettermail) et d’une filiale de capital risque, XAnge Capital, Docapost se positionne comme un groupement d’expertises qui accompagne les entreprises et les administrations sur toute la chaîne de valeur du document. Docapost propose des solutions sur mesure ou clés en main, allant du conseil à la numérisation, en passant par l’échange de données sécurisées, l’éditique, l’impression à la demande, l’archivage, la gestion d’un service courrier et le BPO. Docapost regroupe 5 000 collaborateurs répartis sur 400 sites en France. Il est également présent dans de nombreux pays – Etats-Unis, Espagne, Italie,… – et offre ainsi à ses clients des solutions transfrontalières. L’offre de Docapost est auditée et labellisée par des organismes indépendants pour garantir la plus grande fiabilité.

Contact presse : Agence Profile PR – 01 56 26 72 00
Nicolas Brodiez – nbrodiez@profilepr.fr / Moda Zéré – mzere@profilepr.fr / Nathalie Grigorieff – ngrigorieff@profilepr.fr